确定年会主题和目的

需要明确年会的主题和目的，主题应该与公司的文化、品牌、产品等相关联，能够引起员工的共鸣和兴趣，目的则是为了增强员工的归属感和凝聚力，提高员工的工作积极性和创造力。

确定时间和地点

根据年会的主题和目的，选择适合的时间和地点，时间应该避开节假日和公司繁忙期，地点则应该考虑到参与人员的交通、住宿、餐饮等问题。

根据主题和目的，策划一系列有趣、有意义的户外活动，可以包括团队拓展、户外运动、文艺表演、晚宴等，也要考虑到活动的安全性和可行性。

制定预算

根据活动内容和参与人数，制定详细的预算，预算应该包括场地租赁、设备租赁、餐饮、交通、礼品等方面的费用。

邀请参与人员

根据年会的规模和参与人员，制定邀请函和名单，可以通过公司内部通知、邮件、短信等方式邀请员工参加。

安排活动流程

制定详细的活动流程表，包括每个环节的时间、内容、负责人等，确保活动能够有序进行，避免出现混乱和延误的情况。

落实细节

在活动前，需要落实各项细节，包括场地布置、设备调试、餐饮安排、礼品准备等，也要考虑到应急预案，以应对可能出现的突发情况。

在活动当天，按照流程表执行活动，确保活动的顺利进行，活动结束后，进行总结和评估，分析活动的成效和不足，为以后的年会策划提供经验和借鉴。